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Lecture on “Business email writing” from Dr. Jennifer van Velkinburgh
Browse: 307  |   Download: 0  |   Issue Date: 2019-11-21

Column: Minutes of Meeting

Author: Xiang Li

Title: Lecture on “Business email writing” from Dr. Jennifer van Velkinburgh

Address: Beijing, China

Date: November 20th, 2019

 

20191120日,Dr. Jennifer van Velkinburgh“Business email writing”BPG北京办公室的同事做了在线讲座(图1)。该讲座由编辑出版发展部主任马若昱主持,旨在提高编辑与作者、审稿人和编委沟通的英文邮件写作。


1  Dr. Jennifer van Velkinburgh, Filipodia, giving lecture on “Business email writing”.


  该讲座共持续50分钟,主要分3个阶段为大家讲述。第一阶段中,Dr. van Velkinburgh以期刊编辑的职责开头,如充分理解审稿意见、向作者传达同行评议结果,作为作者和审稿人中间的纽带,编辑需要交流的信息有很多,包含Guidelines for preparing and submitting manuscripts, Journal policies on authorship criteria, Processes of peer review, Editorial decisions, Ethical issues and allegations or findings of misconduct等内容,目前邮件是这些商务交流的首选方式。第二阶段中,Dr. van Velkinburgh从邮件起草、书写要求和检查核实三个方面重点介绍了如何书写商务邮件:(1)关于邮件的起草,可以避免邮件在没有检查或确保无误的情况下提前发送,同时也可以考虑建立一个模板,在遇到类似的情景重复使用,并保证编辑回复的稳定性。(2)关于邮件书写要求,Dr. van Velkinburgh建议表达要简洁,并写好开头和结尾,例如可以以祝贺收信人最近取得的某项成就为开头,以吸引对方的注意。作为邮件的结尾,最好使用简单直接的描述告诉收信人需要他做的事情。另外,简短的段落的可读性和概括性更高,简短的主题行也将更容易吸引读者、便于在手机或平板上阅读。(3)关于邮件的检查核实,Dr. van Velkinburgh着重强调了邮件中的失误带来的消极影响,以及在回复中如何缓解同审稿人、作者和同事交流过程中存在的冲突,如及时应对、适当致歉和提出解决方案。第三阶段中,Dr. van Velkinburgh总结了书写商务邮件的整体要求:尊重的语气、专业的语言和正确的表述。

  邮件交流和编辑工作息息相关,通过本次讲座,使得BPG的同事进一步了解了邮件起草对邮件交流的重要性,并在邮件发送前以专业目光重新阅读检查。发出去的每封邮件都是一个书面的记录,代表着个人的同时,也代表着所在团体,因此,作为BPG的员工,我们应该更加重视商务邮件的书写,从细节做起,加强自己的专业性、竞争性。

  最后,再次感谢Dr. van Velkinburgh接受我们的邀请,花费了很多时间准备这次活动,本次讲座内容详细、受大家欢迎,对我们的工作将起到帮助作用。